Conseils de comptabilité SaaS pour les fondateurs

La comptabilité n'est sans doute pas le sujet qui passionne le plus les fondateurs de SaaS. Pourtant, à mesure que votre entreprise se développe, il devient essentiel de mettre en place un cadre comptable solide. C'est ce qui fournira à votre équipe les données indispensables pour piloter efficacement votre activité. Cet article vous propose plusieurs conseils pratiques de comptabilité, spécifiquement pensés pour les entreprises SaaS.

Quand la comptabilité doit-elle être une priorité ?

Idéalement, toujours. Mais en pratique, les difficultés apparaissent à un moment précis. Lorsque j'échange avec des fondateurs sur les défis qu'ils rencontrent pour analyser la performance de leur SaaS, la cause première est souvent la configuration initiale de leur système comptable.

C'est tout à fait compréhensible. Au démarrage, les priorités sont ailleurs : trouver l'adéquation produit-marché (la phase 1 selon David Skok), surveiller la trésorerie et fournir des données financières de base à son expert-comptable. Cependant, à mesure que l'entreprise grandit, la précision de ces données devient cruciale pour gérer la performance et prendre les bonnes décisions.

Quel est le point de basculement en termes d'ARR ?

Le seuil de 1 à 2 millions de dollars de revenu annuel récurrent (ARR) est généralement le moment idéal pour réévaluer vos processus comptables et financiers.

Une fois le million de dollars d'ARR dépassé, vous entrez dans la phase 2 : celle de la croissance et de la structuration. Vous envisagez de recruter des responsables des ventes et du marketing, et vous devez mesurer l'impact de ces recrutements sur vos finances, vos indicateurs clés et votre trésorerie. Sans un cadre comptable adapté, calculer ces métriques avec précision devient très difficile.

Avant de pouvoir analyser ces indicateurs, vos données financières doivent être correctement imputées dans votre grand livre. C'est donc le moment parfait pour revoir votre plan comptable avec votre expert-comptable ou votre conseiller financier.

Plan comptable et imputation des dépenses

Un plan comptable est simplement la liste organisée de tous les comptes de votre système de comptabilité. Il contient les comptes de bilan (par exemple, 10000 - Trésorerie) et les comptes de résultat (par exemple, 40000 - Revenus d'abonnements, 60000 - Salaires).

Chaque mois, votre comptable enregistre des écritures dans ces comptes pour produire vos états financiers. Cependant, je constate que la plupart des entreprises SaaS en phase de démarrage n'imputent pas leurs dépenses par département (ou centre de coûts). Or, affecter chaque dépense à un compte du grand livre et à un département est essentiel pour générer les rapports qui vous permettront de comprendre la performance réelle de votre entreprise.

!Schéma d'un seau représentant des dépenses non triées

Sans cette ventilation par département, il est impossible de savoir combien les salaires pèsent dans le budget des ventes par rapport à celui du développement, par exemple. Vous ne pouvez donc pas calculer précisément vos indicateurs SaaS, car toutes vos dépenses sont regroupées dans un seul et même "seau".

Départements recommandés

Pour une analyse fine, je recommande de structurer votre plan comptable autour des départements suivants. En affectant les dépenses à ces centres de coûts, vous obtiendrez des données suffisamment granulaires pour calculer des indicateurs pertinents, établir des prévisions financières fiables et construire un compte de résultat analytique adapté au modèle SaaS.

De plus, sans cette codification par département, il sera très difficile, voire impossible, de calculer votre marge brute globale et vos marges brutes par type de revenus.

* Services professionnels * Succès client (Customer Success) * Support technique * Coût des opérations (Hosting, etc.) * Développement / R&D * Ventes * Marketing * Frais généraux et administratifs (RH, finance, direction) * IT

Comment gérer les revenus ?

La structure des revenus peut être plus souple, mais vous devez impérativement pouvoir distinguer les revenus issus des abonnements de ceux provenant des services. Il est également crucial de pouvoir différencier les revenus par ligne de produits.

La distinction entre abonnements et services se fait généralement via des comptes de revenus dédiés dans le grand livre. Par exemple : 40000 - Revenus des abonnements, et 41000 - Revenus des services.

Pour suivre les revenus par ligne de produits, vous pourriez créer des comptes supplémentaires (par exemple, 40010 - Revenus abonnement Produit A, 40020 - Revenus abonnement Produit B).

Une meilleure approche consiste cependant à utiliser des centres de profit. Il s'agit de l'équivalent des centres de coûts, mais pour les revenus. Au lieu de multiplier les comptes dans le grand livre, vous imputez simplement les revenus du Produit A au compte 40000 - Revenus des abonnements et au centre de profit "Produit A". Cette méthode rend vos rapports et vos analyses beaucoup plus clairs et faciles à gérer.

Conclusion

Si vous dirigez une entreprise SaaS qui atteint entre 1 et 2 millions de dollars d'ARR, le conseil le plus important est le suivant : demandez à votre comptable s'il impute bien les dépenses par département. Si c'est déjà le cas, parfait !

Dans le cas contraire, il est temps d'agir. Sans un cadre comptable SaaS adéquat, piloter votre entreprise deviendra de plus en plus difficile à mesure que sa complexité augmentera. Même le meilleur analyste financier ne pourra pas produire d'indicateurs ou de prévisions fiables si toutes les dépenses sont consolidées.

La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez commencer dès maintenant. En quelques mois, vous disposerez de données historiques précieuses qui vous fourniront des informations clés pour votre croissance.

Meta Description: Découvrez les conseils essentiels de comptabilité pour les fondateurs de SaaS. Apprenez quand et comment structurer votre plan comptable, imputer les dépenses par département et analyser vos revenus pour piloter efficacement votre croissance.